Li sembla fora de tema aquesta publicació al meu bloc? T'asseguro que no, tant perquè parlo de continguts en línia (Creus que l'e-mail no és l'emblema de la comunicació digital?!) Com perquè saber redactar un e-mail professional de treball és fonamental, a cada lloc de treball i sector.
Correu electrònic: comunicació en línia
M'estic tornant cada cop més conscient de com és d'important poder escollir les paraules adequades, el to adequat, l'estat d'ànim adequat i els matisos lingüístics adequats en escriure un correu electrònic. Certament no em refereixo a aquests estils lingüístics pedants, hiper formals, que donen tant la idea de «forma» però de poca «substància».
El correu electrònic és una eina de comunicació entre persones realment eficaç, ràpida i senzilla però, en estar en línia, assumint per tant una barrera (que pot ser un telèfon intel·ligent, PC o tauleta), no permet que tant qui escriu com qui rep , transmeti tons i intencions, que sovint provoquen malentesos innecessaris.
No espereu consells estratosfèrics (certament no he descobert aigua calenta!), però, més que res, m'agradaria compartir alguns punts, simples però mai trivials, per tenir sempre en compte en escriure un correu electrònic de treball.
10 consells per redactar un correu electrònic empresarial eficaç
1. Comenceu a escriure el vostre e-mail saludant el vostre interlocutor (el grau de formalitat o informalitat depèn de la relació que tingui amb ell i/o del seu lloc de treball) i, si cal, agraint-li per un correu electrònic.
Exemple 1: «Hola Daniela, gràcies pel teu correu electrònic amable».
Exemple 2: «Hola Daniela, gràcies pel teu correu electrònic anterior, clar i complet amb tota la informació».
Exemple 3: «Estimada Daniela, Gràcies pel teu correu electrònic».
2. Assegureu-vos de triar les paraules «correctes» : un terme en lloc d'un altre pot canviar significativament el significat d'una oració o intenció que voleu expressar.
-> Si has de confirmar alguna cosa, opta pel verb “confirmar” i no “comunicar”.
Exemple 1: «Volia confirmar la meva disponibilitat a …» i no escriure «Volia comunicar la meva disponibilitat a …». Tot això pot semblar trivial, però no ho és gens ni mica, un verb, un adjectiu, un substantiu tenen el seu propi poder comunicatiu, capaç de diferenciar-lo de tots els altres.
-> Utilitzeu sinònims.
En lloc d'escriure sempre «dir», trieu entre «comunicar», «afirmar», «recolzar», etc.
3. Modereu-ne l'ús del terme «urgent» .
Quan és realment urgent? Sovint s'abusa d'aquesta paraula, inserint al correu electrònic gairebé com si s'hagués convertit en una rutina, el concepte d'urgència, però compte, perquè fer-ho pot provocar una sensació d'ansietat i frustració innecessària cap al nostre col·laborador/client. / Parella. Per evitar que tot sigui sempre urgent (tampoc seria molt creïble i poc professional, no creus?!), organitza les teves comunicacions a temps: si saps que una activitat és especialment important per a tu, comunica-ho per enviar-ho per correu al seu interlocutor amb uns dies d'anticipació i, possiblement, envieu un recordatori uns dies després.
Recordeu: la urgència sovint sorgeix de la manca d'una organització personal rendible.
4. Cuida la puntuació .
Precisament perquè el correu electrònic no és vocal, per tant no transmet accents i to del llenguatge, és fonamental ajudar-se amb la puntuació per transmetre la correcta intenció comunicativa. Utilitzeu comes, punts amb prudència i feu servir signes d'exclamació i interrogació amb moderació.
Si inseriu molts signes d'interrogació al final d'una pregunta, a través del correu electrònic, pot semblar que gairebé s'està burlant del seu interlocutor, fins i tot si en realitat la seva intenció només era entendre si havia entès correctament el seu missatge. .
Exemple 1: “Volia continuar amb el negoci així. ¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿Tot clar?????????????????????» Aquesta pregunta es pot interpretar com: “Està tot clar o encara he de tornar a explicar-t'ho tot? Entens? «. Trieu un to molt més suau, com:
Exemple 2: “Volia continuar amb el negoci així. Què en pensa vostè? Està bé per a vostè? «.
5. Sigueu clars i exhaustius, proporcionant tota la informació al vostre interlocutor .
En fer-ho, tots dos evitaran més correus electrònics d'aclariment, cosa que perdrà temps.
6. Sempre digueu gràcies al final del correu electrònic .
De vegades em passa rebre sol·licituds per executar tasques sense el «gràcies» final i saps què penso? Bé, el «gràcies» mai no es nega a ningú, especialment si demano a algú que faci alguna cosa!
Exemple 1: “Llavors li demanaria que creés el pla editorial per al proper mes. Gràcies Gràcies! / Moltíssimes gràcies!» etcètera.
7. Tanqueu el correu electrònic creant empatia .
Un molt simple «Fins aviat!», «Que tinguis un bon dia!», «Bona feina!» poden representar ponts lingüístics entre la indiferència i una actitud empàtica.
8. Recordeu mantenir a CC totes les persones que ja van estar presents en converses anteriors .
Si s'ha copiat un cert nombre de persones, hi haurà una raó: ells també necessiten estar actualitzats sobre els avenços en la comunicació.
9. Mai oblideu lassumpte del correu electrònic .
És la primera forma de presentació: lassumpte del correu electrònic ha de ser breu, immediatament comprensible i referir-se immediatament al cor del tema. És una mena de vista prèvia del que llegirà l'interlocutor al cos del correu electrònic.
10. Envieu correus electrònics amb moderació .
Eviteu absolutament bombardejar el vostre interlocutor amb correus electrònics.
-> Intenta brindar tota la informació en un sol correu electrònic
-> No envieu un correu electrònic recordatori per preguntar-vos si heu rebut el vostre correu electrònic o quan us respondrà després d'unes hores o 1 dia des que va enviar el seu correu electrònic. Dóna al teu interlocutor el temps adequat perquè et respongui: tots estem molt ocupats i cada correu electrònic mereix un temps de resposta adequat.
