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Cómo escribir un correo electrónico comercial: 10 consejos útiles

25/11/2021
Elizabeth De León

¿Le parece fuera de tema esta publicación en mi blog? Te aseguro que no, tanto porque hablo de contenidos online (¡¿Crees que el e-mail no es el emblema de la comunicación digital?!) Como porque saber redactar un e-mail profesional de trabajo es fundamental, en cada puesto de trabajo y sector.

Correo electrónico: comunicación en línea

Me estoy volviendo cada vez más consciente de lo importante que es poder elegir las palabras adecuadas, el tono adecuado, el estado de ánimo adecuado y los matices lingüísticos adecuados al escribir un correo electrónico. Ciertamente no me refiero a esos estilos lingüísticos pedantes, hiper formales, que dan tanto la idea de «forma» pero de poca «sustancia».

El correo electrónico es una herramienta de comunicación entre personas realmente eficaz, rápida y sencilla pero, al estar en línea, asumiendo por tanto una barrera (que puede ser un teléfono inteligente, PC o tableta), no permite que tanto quien escribe como quien recibe, transmita tonos y intenciones, que a menudo provocan malentendidos innecesarios.

No espere consejos estratosféricos (¡ciertamente no he descubierto agua caliente!), Pero, más que nada, me gustaría compartir algunos puntos, simples pero nunca triviales, para tener siempre en cuenta al escribir un correo electrónico de trabajo.

10 consejos para redactar un correo electrónico empresarial eficaz

1. Empiece a escribir su e-mail saludando a su interlocutor (el grado de formalidad o informalidad depende de la relación que tenga con él y / o de su puesto de trabajo) y , si es necesario, agradeciéndole por un e -mail.

Ejemplo 1: «Hola Daniela, gracias por tu amable correo electrónico».

Ejemplo 2: «Hola Daniela, gracias por tu e-mail anterior, claro y completo con toda la información».

Ejemplo 3: «Estimada Daniela, Gracias por tu correo electrónico».

2. Asegúrese de elegir las palabras «correctas» : un término en lugar de otro puede cambiar significativamente el significado de una oración o intención que desea expresar.

-> Si tienes que confirmar algo, opta por el verbo «confirmar» y no «comunicar».

Ejemplo 1: «Quería confirmar mi disponibilidad a …» y no escribir «Quería comunicar mi disponibilidad a …». Todo esto puede parecer trivial, pero no lo es en absoluto, un verbo, un adjetivo, un sustantivo tienen su propio poder comunicativo, capaz de diferenciarlo de todos los demás.

-> Utilice sinónimos.

En lugar de escribir siempre «decir», elija entre «comunicar», «afirmar», «apoyar», etc.

3. Modere su uso del término «urgente» .

¿Cuándo es algo realmente urgente? A menudo se abusa de esta palabra, insertando en el correo electrónico casi como si se hubiera convertido en una rutina, el concepto de urgencia, pero cuidado, porque hacerlo puede provocar una sensación de ansiedad y frustración innecesaria hacia nuestro colaborador / cliente. / Pareja. Para evitar que todo sea siempre urgente (tampoco sería muy creíble y poco profesional, ¿no crees?!), Organiza tus comunicaciones a tiempo: si sabes que una actividad es especialmente importante para ti, comunícalo por e- envíelo por correo a su interlocutor con unos días de anticipación y, posiblemente, envíe un recordatorio unos días después.

Recuerde: la urgencia a menudo surge de la falta de una organización personal rentable.

4. Cuida la puntuación .

Precisamente porque el correo electrónico no es vocal, por lo tanto no transmite acentos y tono del lenguaje, es fundamental ayudarse con la puntuación para transmitir la correcta intención comunicativa. Use comas, puntos con prudencia y use signos de exclamación e interrogación con moderación.

Si inserta muchos signos de interrogación al final de una pregunta, a través del correo electrónico, puede parecer que casi se está burlando de su interlocutor, incluso si en realidad su intención era solo entender si había entendido correctamente su mensaje. .

Ejemplo 1: “Quería continuar con el negocio de esta manera. ¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿Todo claro?????????????????????» Esta pregunta se puede interpretar como: “¿Está todo claro o todavía tengo que volver a explicártelo todo? ¿Entiendes? «. Elija un tono mucho más suave, como:

Ejemplo 2: “Quería continuar con el negocio de esta manera. ¿Qué piensa usted al respecto? ¿Está bien para usted? «.

5. Sea claro y exhaustivo, proporcionando toda la información a su interlocutor .

Al hacerlo, ambos evitarán más correos electrónicos de aclaración, lo que perderá tiempo.

6. Siempre diga gracias al final del correo electrónico .

A veces me pasa recibir solicitudes para ejecutar tareas sin el «gracias» final y ¿sabes lo que pienso? Bueno, el «gracias» nunca se le niega a nadie, ¡especialmente si le pido a alguien que haga algo!

Ejemplo 1: “Entonces le pediría que creara el plan editorial para el próximo mes. ¡Gracias Gracias! / ¡Muchísimas gracias!» etcétera.

7. Cierre el correo electrónico creando empatía .

Un muy simple «¡Hasta pronto!», «¡Que tengas un buen día!», «¡Buen trabajo!» pueden representar puentes lingüísticos entre la indiferencia y una actitud empática.

8. Recuerde mantener en CC a todas las personas que ya estuvieron presentes en conversaciones anteriores .

Si se ha copiado a un cierto número de personas, habrá una razón: ellos también necesitan estar actualizados sobre los avances en la comunicación.

9. Nunca olvide el asunto del correo electrónico .

Es la primera forma de presentación: el asunto del correo electrónico debe ser breve, inmediatamente comprensible y referirse inmediatamente al corazón del tema. Es una especie de vista previa de lo que leerá el interlocutor en el cuerpo del correo electrónico.

10. Envíe correos electrónicos con moderación .

Evite absolutamente bombardear a su interlocutor con correos electrónicos.

-> Intenta brindar toda la información en un solo correo electrónico

-> No envíe un correo electrónico recordatorio para preguntarle si ha recibido su correo electrónico o cuándo le responderá después de unas horas o 1 día desde que envió su correo electrónico. Dale a tu interlocutor el tiempo adecuado para que te responda: todos estamos muy ocupados y cada correo electrónico merece un tiempo de respuesta adecuado.

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