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So schreiben Sie eine geschäftliche E-Mail: 10 nützliche Tipps

25/11/2021
Elizabeth De Leon

Erscheint Ihnen dieser Blogbeitrag nicht zum Thema? Ich versichere Ihnen nicht, sowohl weil ich über Online-Inhalte spreche (Glauben Sie, dass E-Mail nicht das Emblem der digitalen Kommunikation ist?!) und Sektor.

E-Mail: Online-Kommunikation

Mir wird immer mehr bewusst, wie wichtig es ist, beim Schreiben einer E-Mail die richtigen Worte, den richtigen Ton, die richtige Stimmung und die richtigen sprachlichen Nuancen wählen zu können. Gewiss beziehe ich mich nicht auf jene pedantischen, hyperformalen Sprachstile, die so viel die Idee von "Form" aber von wenig "Substanz" vermitteln.

E-Mail ist ein wirklich effektives, schnelles und einfaches Kommunikationsmittel zwischen Menschen, aber da sie online ist und somit eine Barriere einnimmt (die ein Smartphone, PC oder Tablet sein kann), können sowohl der Verfasser als auch der Empfänger keine Töne und Absichten, die oft zu unnötigen Missverständnissen führen.

Erwarten Sie keine stratosphärischen Ratschläge (ich habe sicherlich kein heißes Wasser entdeckt!), Aber vor allem möchte ich ein paar einfache, aber nie triviale Punkte teilen, die Sie beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail immer im Hinterkopf behalten sollten.

10 Tipps zum Schreiben einer effektiven geschäftlichen E-Mail

1. Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail, indem Sie Ihren Gesprächspartner begrüßen (der Grad der Formalität oder Informalität hängt von Ihrer Beziehung zu ihm und/oder seiner beruflichen Position ab) und ggf. Ihnen zu danken per E-Mail.

Beispiel 1: "Hallo Daniela, danke für deine freundliche E-Mail."

Beispiel 2: «Hallo Daniela, vielen Dank für Ihre vorherige E-Mail, klar und vollständig mit allen Informationen».

Beispiel 3: «Liebe Daniela, vielen Dank für Ihre E-Mail».

2. Stellen Sie sicher, dass Sie die "richtigen" Wörter wählen - Ein Begriff anstelle eines anderen kann die Bedeutung eines Satzes oder einer Absicht, die Sie ausdrücken möchten, erheblich verändern.

-> Wenn Sie etwas bestätigen müssen, wählen Sie das Verb «bestätigen» und nicht «mitteilen».

Beispiel 1: "Ich wollte meine Verfügbarkeit für ... bestätigen" und nicht "Ich wollte meine Verfügbarkeit für ... mitteilen". All dies mag trivial erscheinen, ist es aber keineswegs, ein Verb, ein Adjektiv, ein Substantiv haben ihre eigene kommunikative Kraft, die sie von allen anderen unterscheiden kann.

-> Synonyme verwenden.

Anstatt immer "sagen" zu schreiben, wählen Sie zwischen "kommunizieren", "bestätigen", "unterstützen" und so weiter.

3. Moderieren Sie Ihre Verwendung des Begriffs "dringend" .

Wann ist etwas wirklich dringend? Dieses Wort wird oft missbraucht und fügt in die E-Mail fast, als ob es zur Routine geworden wäre, das Konzept der Dringlichkeit ein, aber seien Sie vorsichtig, denn dies kann ein Gefühl von unnötiger Angst und Frustration gegenüber unserem Mitarbeiter / Kunden hervorrufen. / Paar. Um zu vermeiden, dass immer alles eilig ist (es wäre auch nicht sehr glaubwürdig und unprofessionell, finden Sie nicht?!), organisieren Sie Ihre Kommunikation rechtzeitig: Wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Tätigkeit besonders wichtig ist, teilen Sie dies per E-Mail mit. senden Sie es einige Tage im Voraus per Post an Ihren Gesprächspartner und senden Sie möglicherweise einige Tage später eine Erinnerung.

Denken Sie daran: Dringlichkeit entsteht oft aus dem Fehlen einer profitablen persönlichen Organisation.

4. Sehen Sie sich die Partitur an .

Gerade weil E-Mails nicht vokal sind und daher keine Akzente und keinen Sprachton vermitteln, ist es wichtig, bei der Interpunktion zu helfen, um die richtige kommunikative Absicht zu vermitteln. Verwenden Sie Kommas und Punkte mit Bedacht und verwenden Sie Ausrufe- und Fragezeichen sparsam.

Wenn Sie am Ende einer Frage viele Fragezeichen per E-Mail einfügen, kann es vorkommen, dass Sie sich fast über Ihren Gesprächspartner lustig machen, auch wenn Sie in Wirklichkeit nur verstehen wollten, ob Sie Ihre Nachricht richtig verstanden haben. .

Beispiel 1: „So wollte ich das Geschäft weiterführen. Alles klar ???? ??????????????? » Diese Frage lässt sich so interpretieren: „Ist alles klar oder muss ich Ihnen noch alles erklären? Du verstehst? «. Wählen Sie einen viel weicheren Farbton, wie zum Beispiel:

Beispiel 2: „So wollte ich das Geschäft weiterführen. was denkst du darüber? Es ist gut für dich? «.

5. Seien Sie klar und umfassend und stellen Sie Ihrem Gesprächspartner alle Informationen zur Verfügung .

Dadurch vermeiden Sie weitere E-Mails zur Klärung und Zeitverschwendung.

6. Sagen Sie am Ende der E-Mail immer Danke .

Manchmal bekomme ich Anfragen, Aufgaben auszuführen, ohne das abschließende "Dankeschön" und wissen Sie, was ich denke? Nun, "Danke" wird niemandem vorenthalten, besonders wenn ich jemanden darum bitte, etwas zu tun!

Beispiel 1: „Dann würde ich Sie bitten, den Redaktionsplan für den nächsten Monat zu erstellen. Danke Danke! / Vielen Dank!" und so weiter

7. Schließen Sie die E-Mail, indem Sie Empathie erzeugen .

Ein ganz einfaches "Bis bald!", "Einen schönen Tag noch!", "Gute Arbeit!" sie können sprachliche Brücken zwischen Gleichgültigkeit und empathischer Haltung darstellen.

8. Denken Sie daran, alle Personen in CC zu setzen, die bereits in früheren Gesprächen anwesend waren .

Wenn eine bestimmte Anzahl von Personen kopiert wurde, hat das einen Grund: Auch sie müssen über den Fortschritt der Kommunikation auf dem Laufenden bleiben.

9. Vergiss nie den E-Mail-Betreff .

Es ist die erste Form der Präsentation: Der Betreff der E-Mail muss kurz, sofort verständlich sein und sofort auf den Kern des Betreffs verweisen. Es ist eine Art Vorschau dessen, was der Anrufer im Text der E-Mail liest.

10. Senden Sie E-Mails in Maßen .

Vermeiden Sie es unbedingt, Ihren Gesprächspartner mit E-Mails zu bombardieren.

-> Versuchen Sie, alle Informationen in einer einzigen E-Mail bereitzustellen

-> Senden Sie keine Erinnerungs-E-Mail, um zu fragen, ob Sie Ihre E-Mail erhalten haben oder wann Sie nach einigen Stunden oder 1 Tag nach dem Senden Ihrer E-Mail antworten. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner ausreichend Zeit, um Ihnen zu antworten: Wir sind alle sehr beschäftigt und jede E-Mail verdient eine angemessene Reaktionszeit.

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