L'Ajuntament de Madrid està actualment en un procés de transformació digital, centrat principalment en la modernització del seu entorn laboral i serveis. Tot això ha estat possible gràcies a l'ús del núvol per poder treballar en remot, les comunicacions internes i els serveis telefònics, que permeten als empleats estar connectats mentre treballen fora del lloc habitual.
"La pandèmia ha provocat un canvi de mentalitat pel que fa a la tecnologia, posant en primer lloc el valor de la transformació digital. I aquest és el procés que estem adoptant des de l'Ajuntament de Madrid a través de tots els ciutadans, funcionaris i empreses que realment han entès la importància de treballar així”. Fernando de Pablo Martín, director general de l'Oficina Digital de l'Ajuntament de Madrid, parla del canvi cultural que ha viscut la capital i tots els habitants durant l'últim any.
Igual que la resta d'Espanya, Madrid es va veure molt afectada per la pandèmia, que va obligar la majoria dels 3,3 milions d'habitants a treballar en remot. Però a diferència d'altres poblacions, l'administració estava ben preparada per a allò que s'acostava.
Molt abans que el coronavirus comencés a propagar-se a Europa, la capital va iniciar un procés de transformació digital que va resultar crucial per mantenir els serveis en funcionament durant els cofinaments.
El procés, durant el qual l'Ayto. va migrar al núvol de Microsoft Azure i va implementar una gran quantitat de solucions, es va completar l'any passat, en el moment en què Madrid més ho reclamava. Això ha permès que els 27.000 funcionaris que treballen per al consistori facin treballs essencials de manera remota, impulsant encara més la transformació digital de la ciutat.
"Vam poder canviar la nostra cultura de treball en dues setmanes”, explica. “Això és una cosa que anteriorment ens hagués portat un o dos anys, però gràcies a les ganes que van mostrar els nostres funcionaris ia l'ajut dels nostres partners tecnològics, vam poder accelerar i implementar ràpidament aquestes solucions".
"Des del punt de vista tecnològic, m'agrada pensar a Espanya com una petita Europa i Madrid com un petit país”, explica Fernando de Pablo Martín. “L´Ajuntament i els seus 27.000 treballadors són responsables d´una varietat d´àrees com la seguretat, l´atenció ciutadana, els serveis socials, el desenvolupament econòmic, la mobilitat, l´ocupació, l´urbanisme, el turisme, la cultura il´esport”...
Durant els darrers tres anys, l'administració ha estat treballant per digitalitzar els seus serveis i modernitzar els llocs de treball com a part del pla de l'alcalde per a la recuperació econòmica urbana.
Aquests esforços han culminat amb la migració al núvol i la introducció d'eines com ara Microsoft 365, Teams i la solució de veu de Microsoft per fer més eficient la feina.
"Els darrers anys han suposat un impuls estratègic per optimitzar i unificar l'enfocament de TI a tota l'administració","Ens vam adonar que aquest era el futur de la feina, però no teníem els recursos per fer-ho tangible".
"Aquest és el motiu pel qual recorrem a Microsoft, que ens va ajudar a modernitzar el nostre entorn de treball mentre treballàvem simultàniament en altres grans projectes, inclosa la digitalització dels nostres sistemes de comunicacions i altres serveis, des d'impostos fins a RRHH".
COVID-19 i la veu empresarial
El consistori de Madrid ja havia avançat un any en el seu projecte de modernització de les àrees de treball quan va arribar el COVID, encara que no va ser fins aleshores que l'Ajuntament realment va advertir els beneficis de la iniciativa, a més de més taxes d'adopció entre els empleats.
"Ja havíem digitalitzat molts dels nostres serveis, però vam veure que l'ús seguia sent baix". "La pandèmia va ser un veritable catalitzador ja que va obligar els nostres empleats a canviar els seus hàbits de treball i adaptar-se a fer les seves funcions des de casa".
Després de posar en marxa aquesta transformació, l'Ajuntament es va trobar preparat per enfrontar la interrupció causada per l'onada COVID-19. I, en només unes setmanes, es va assegurar que els empleats necessaris tinguessin accés a Teams i Microsoft 365, OneDrive for Business i altres.
Alhora, també es van adonar de la importància de transferir el sistema de comunicacions a línies virtuals, per permetre que els empleats realitzessin les trucades telefòniques des de casa. Això va conduir a un projecte històric per adoptar Microsoft 365 E5 Business Voice, una solució basada en el núvol que s'integra a M365. Proveïda per Microsoft i un partner de telecomunicacions local, aquesta tecnologia permet als usuaris fer i rebre trucades des d'una sola app, Microsoft Teams.
"Gairebé tots els nostres treballadors utilitzen ara l'eina Business Voice, i això està desencadenant un canvi cultural molt necessari dins de l'organització". "Estaven acostumats a tenir el telèfon disponible a l'oficina i ara tenen tota la informació a Teams".
"Això demostra com decisiva va ser la nostra aposta pel núvol, ja que ens va ajudar a realitzar el nostre treball administratiu diari amb noves eines i des de qualsevol lloc”. 100% remot.
Capacitar per força laboral de l'Ajuntament per operar de forma remota
A mesura que avançaven amb el desplegament de Microsoft 365 E5 Business Voice, l'Ajuntament de Madrid va llançar en paral·lel una sèrie de cursos de capacitació per ajudar els seus empleats a utilitzar totes les noves eines amb confiança davant de qualsevol imprevist que pogués sorgir.
"Les dades internes mostren que, abans del coronavirus, només el 4% dels treballadors tenia capacitat per treballar des de casa de manera eficient”, explica de Pablo Martín. “Però la crisi ha suposat una oportunitat de capacitar tot el nostre personal per treballar de forma remota, i que usin les solucions de Microsoft eficaçment".
L?Ajuntament ja havia organitzat algunes sessions formatives sobre l?ús de Teams abans de la pandèmia, però el procés es va accelerar, en plena crisi, quan es van introduir més solucions –inclosa Voice–. Tot el necessari per exercir la mateixa feina com si es tractés a l'oficina de manera presencial.
"Ara hem creat un programa que permet que diferents àrees de l'Ajuntament rebin la capacitació adequada a totes les eines de Microsoft 365”, continua. “Volem que la gent sigui conscient de les possibilitats que ofereixen".
S'espera que el programa trigui fins a dos anys a completar-se, encara que de Pablo Martín està segur que, aleshores, hi haurà més tecnologies de Microsoft que s'hauran d'impartir ja que aquest món avança ràpidament.
"Independentment del que presentem en el futur, ja siguin eines d'anàlisi de dades o solucions que ens ajudin a col·laborar millor amb la resta d'Europa, estem decidits a mantenir un procés de capacitació continu per garantir que estem a l'avantguarda en l'ús de les tecnologies", Afegeix.
propers passos
La pandèmia ha jugat un paper crucial en la transformació digital de l'Ajuntament de Madrid, però, com a reitera de Pablo Martín, aquest va ser només el punt de partida.
"Hem vist com el COVID-19 va accelerar la nostra adopció tecnològica, però també va aguditzar la bretxa digital que existia i que, com a administració, havíem d'ajudar a resoldre", Diu.
"Com a resultat, ens assegurem que tots estiguin degudament equipats per treballar de forma remota, a més d'aprofitar més la tecnologia per oferir serveis que els nostres funcionaris públics i ciutadans puguin fer servir sense problemes".
Durant els seus més de 30 anys d'experiència treballant en diferents organitzacions governamentals i del sector públic, Pablo Martín ha estat testimoni de com la revolució de la xarxa ha canviat la feina en els darrers anys. I sap que aquesta tendència ha vingut per quedar-s'hi.
"Veig que el futur de la nostra administració gira al voltant de quatre coses: enfortir la nostra identitat digital, reforçar la ciberseguretat i la confiança, proporcionar accés a Internet i telèfon a tothom, i promoure l'intercanvi de dades entre organitzacions governamentals de manera interoperable". "Això oferiria als ciutadans l'oportunitat de beneficiar-se realment dels nostres serveis digitalment i estar més ben preparats pel que s'acosta”.
Necessites posar al dia la teva web?
Necessites algun dels nostres serveis de disseny web? A IndianWebs comptem amb una llarga experiència, i un equip de programadors i dissenyadors web a diferents especialitats, som capaços d'oferir un gran ventall de serveis en la realització de pàgines web a mida. Sigui quin sigui el teu projecte, ho afrontarem.