Erscheint Ihnen dieser Beitrag auf meinem Blog nicht zum Thema? Ich versichere Ihnen, dass dies nicht der Fall ist, sowohl weil ich über Online-Inhalte spreche (Glauben Sie, dass E-Mails nicht das Sinnbild digitaler Kommunikation sind?!) und weil es in jedem Job und in jedem Unternehmen unerlässlich ist, zu wissen, wie man eine professionelle Arbeits-E-Mail schreibt Sektor.
E-Mail: Online-Kommunikation
Mir wird immer bewusster, wie wichtig es ist, beim Schreiben einer E-Mail die richtigen Worte, den richtigen Ton, die richtige Stimmung und die richtigen sprachlichen Nuancen wählen zu können. Ich beziehe mich sicherlich nicht auf diese pedantischen, hyperformalen Sprachstile, die so viel die Idee von „Form“, aber wenig „Substanz“ vermitteln.
E-Mail ist ein wirklich effektives, schnelles und einfaches Kommunikationsmittel zwischen Menschen, aber da sie online ist und daher eine Barriere (die ein Smartphone, ein PC oder ein Tablet sein kann) voraussetzt, lässt sie nicht zu, dass sowohl derjenige, der schreibt, als auch der, der sie empfängt, Töne und Absichten übermittelt. was oft zu unnötigen Missverständnissen führt.
Erwarten Sie keine übertriebenen Ratschläge (heißes Wasser habe ich bestimmt noch nicht entdeckt!), aber vor allem möchte ich Ihnen ein paar einfache, aber niemals triviale Punkte mitteilen, die Sie beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail immer im Hinterkopf behalten sollten.
10 Tipps zum Schreiben einer effektiven Geschäfts-E-Mail
1. Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail, indem Sie Ihren Gesprächspartner begrüßen (Der Grad der Formalität oder Informalität hängt von der Beziehung ab, die Sie zu ihm und/oder seinem Job haben) und, falls erforderlich, dankte ihm per E-Mail.
Beispiel 1: „Hallo Daniela, vielen Dank für deine freundliche E-Mail.“
Beispiel 2: „Hallo Daniela, vielen Dank für Ihre vorherige E-Mail, klar und vollständig mit allen Informationen.“
Beispiel 3: „Liebe Daniela, vielen Dank für deine E-Mail.“
2. Stellen Sie sicher, dass Sie die „richtigen“ Wörter wählen - Ein Begriff anstelle eines anderen kann die Bedeutung eines Satzes oder einer Absicht, die Sie ausdrücken möchten, erheblich verändern.
-> Wenn Sie etwas bestätigen müssen, wählen Sie das Verb „bestätigen“ und nicht „kommunizieren“.
Beispiel 1: „Ich wollte meine Verfügbarkeit bestätigen für…“ und nicht schreiben „Ich wollte meine Verfügbarkeit mitteilen für…“. All dies mag trivial erscheinen, ist es aber keineswegs. Ein Verb, ein Adjektiv, ein Substantiv haben ihre eigene Kommunikationskraft, die es von allen anderen unterscheiden kann.
-> Synonyme verwenden.
Anstatt immer „sagen“ zu schreiben, wählen Sie zwischen „kommunizieren“, „bestätigen“, „unterstützen“ usw.
3. Mäßigen Sie die Verwendung des Begriffs „dringend“ .
Wann ist etwas wirklich dringend? Dieses Wort wird oft missbraucht, indem in die E-Mail fast so, als ob es zur Routine geworden wäre, das Konzept der Dringlichkeit eingefügt wird. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn dies kann bei unserem Mitarbeiter/Kunden ein Gefühl unnötiger Angst und Frustration hervorrufen. / Paar. Um zu vermeiden, dass immer alles dringend ist (das wäre ja auch nicht sehr glaubwürdig und unprofessionell, oder?!), organisieren Sie Ihre Kommunikation rechtzeitig: Wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Aktivität besonders wichtig ist, kommunizieren Sie sie per E-Mail Informieren Sie Ihren Gesprächspartner einige Tage im Voraus und senden Sie möglicherweise einige Tage später eine Erinnerung.
Denken Sie daran: Dringlichkeit ergibt sich oft aus einem Mangel an gewinnbringender persönlicher Organisation.
4. Achten Sie auf die Zeichensetzung .
Gerade weil E-Mails nicht gesprochen werden und daher weder Akzente noch den Tonfall der Sprache vermitteln, ist es wichtig, sich mit der Zeichensetzung zu behelfen, um die richtige Kommunikationsabsicht zu vermitteln. Verwenden Sie Kommas und Punkte mit Bedacht und gehen Sie sparsam mit Ausrufe- und Fragezeichen um.
Wenn Sie am Ende einer Frage per E-Mail viele Fragezeichen einfügen, kann es fast so aussehen, als würden Sie Ihren Gesprächspartner verspotten, auch wenn Sie in Wirklichkeit nur herausfinden wollten, ob er Ihre Nachricht richtig verstanden hat. .
Beispiel 1: „Ich wollte das Geschäft so weiterführen. "Alles klar?????????????????????" Diese Frage lässt sich so interpretieren: „Ist alles klar oder muss ich dir alles noch einmal erklären?“ Du verstehst? «. Wählen Sie einen viel weicheren Ton, wie zum Beispiel:
Beispiel 2: „Ich wollte das Geschäft so weiterführen. was denkst du darüber? Es ist gut für dich? «.
5. Seien Sie klar und umfassend und stellen Sie Ihrem Gesprächspartner alle Informationen zur Verfügung .
Auf diese Weise vermeiden Sie beide weitere klärende E-Mails, die Zeit verschwenden.
6. Bedanken Sie sich immer am Ende der E-Mail .
Manchmal bekomme ich Anfragen, Aufgaben zu erledigen, ohne das abschließende „Dankeschön“ und wissen Sie, was ich denke? Nun, „Danke“ wird niemandem vorenthalten, vor allem nicht, wenn ich jemanden um etwas bitte!
Beispiel 1: „Dann würde ich Sie bitten, den Redaktionsplan für den nächsten Monat zu erstellen. Danke Danke! / Vielen Dank!" und so weiter
7. Schließen Sie die E-Mail, indem Sie Empathie erzeugen .
Ein ganz einfaches „Bis bald!“, „Einen schönen Tag noch!“, „Gut gemacht!“ Sie können sprachliche Brücken zwischen Gleichgültigkeit und empathischer Haltung darstellen.
8. Denken Sie daran, alle Personen, die bereits in früheren Gesprächen anwesend waren, auf CC zu setzen .
Wenn eine bestimmte Anzahl von Personen kopiert wurde, hat das einen Grund: Auch sie müssen über die Fortschritte in der Kommunikation auf dem Laufenden sein.
9. Vergessen Sie niemals den E-Mail-Betreff .
Dabei handelt es sich um die erste Form der Darstellung: Der Betreff der E-Mail muss kurz, sofort verständlich und unmittelbar auf den Kern des Themas bezogen sein. Es handelt sich um eine Art Vorschau dessen, was der Gesprächspartner im Textkörper der E-Mail lesen wird.
10. Versenden Sie E-Mails sparsam .
Vermeiden Sie es unbedingt, Ihren Gesprächspartner mit E-Mails zu bombardieren.
-> Versuchen Sie, alle Informationen in einer einzigen E-Mail bereitzustellen
-> Senden Sie keine Erinnerungs-E-Mail, um zu fragen, ob Sie Ihre E-Mail erhalten haben oder wann Sie nach ein paar Stunden oder einem Tag nach dem Absenden Ihrer E-Mail antworten werden. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner ausreichend Zeit zum Antworten: Wir sind alle sehr beschäftigt und jede E-Mail verdient eine angemessene Antwortzeit.
