Der Stadtrat von Madrid befindet sich derzeit in einem digitalen Transformationsprozess, der sich hauptsächlich auf die Modernisierung seines Arbeitsumfelds und seiner Dienstleistungen konzentriert. Möglich wurde dies alles durch die Nutzung der Cloud für Remote-Arbeit, interne Kommunikation und Telefondienste, die es den Mitarbeitern ermöglicht, auch außerhalb ihrer gewohnten Position in Verbindung zu bleiben.
"Die Pandemie hat zu einem Mentalitätswandel in Bezug auf Technologie geführt und den Wert der digitalen Transformation in den Vordergrund gerückt. Und das ist der Prozess, den wir vom Madrider Stadtrat übernehmen und an alle Bürger, Beamten und Unternehmen weitergeben, die wirklich verstanden haben, wie wichtig es ist, auf diese Weise zu arbeiten.“. Fernando de Pablo Martín, Generaldirektor des Digitalbüros der Stadtverwaltung von Madrid, spricht über den kulturellen Wandel, den die Hauptstadt und alle ihre Bewohner im letzten Jahr erlebt haben.
Madrid wurde wie der Rest Spaniens hart von der Pandemie getroffen, die die meisten seiner 3,3 Millionen Einwohner dazu zwang, aus der Ferne zu arbeiten. Doch im Gegensatz zu anderen Städten war die Verwaltung gut auf das Kommende vorbereitet.
Lange bevor sich das Coronavirus in Europa auszubreiten begann, begann in der Hauptstadt ein digitaler Transformationsprozess, der für die Aufrechterhaltung der Dienste während der Lockdowns von entscheidender Bedeutung war.
Der Prozess, bei dem der Stadtrat auf die Microsoft Azure-Cloud migrierte und zahlreiche Lösungen implementierte, wurde letztes Jahr abgeschlossen, als Madrid die größten Anforderungen stellte. Dadurch konnten die 27.000 Beamten des Stadtrats wichtige Aufgaben aus der Ferne erledigen und so die digitale Transformation der Stadt weiter vorantreiben.
"Wir konnten unsere Arbeitskultur in nur zwei Wochen ändern“, erklärt er. „Dafür hätten wir früher ein oder zwei Jahre gebraucht, aber dank der Begeisterung unserer Verantwortlichen und der Hilfe unserer Technologiepartner konnten wir diese Lösungen beschleunigen und schnell umsetzen".
"Aus technologischer Sicht stelle ich mir Spanien gerne als kleines Europa und Madrid als kleines Land vor“, sagt Fernando de Pablo Martín. „Der Stadtrat und seine 27.000 Mitarbeiter sind für eine Vielzahl von Bereichen wie Sicherheit, Bürgerdienste, soziale Dienste, wirtschaftliche Entwicklung, Mobilität, Beschäftigung, Stadtplanung, Tourismus, Kultur und Sport verantwortlich."...
Seit drei Jahren arbeitet die Verwaltung daran, ihre Dienstleistungen zu digitalisieren und Arbeitsplätze zu modernisieren, als Teil des Plans des Bürgermeisters zur wirtschaftlichen Erholung der Stadt.
Diese Bemühungen gipfelten in der Migration in die Cloud und der Einführung von Tools wie Microsoft 365, Teams und der Sprachlösung von Microsoft, um die Arbeit effizienter zu gestalten.
"In den letzten Jahren gab es einen strategischen Vorstoß zur Optimierung und Vereinheitlichung des IT-Ansatzes in der gesamten Verwaltung.", "Wir erkannten, dass dies die Zukunft der Arbeit war, aber wir hatten nicht die Ressourcen, um sie greifbar zu machen".
"Aus diesem Grund haben wir uns an Microsoft gewandt, das uns dabei geholfen hat, unsere Arbeitsumgebung zu modernisieren und gleichzeitig an anderen großen Projekten zu arbeiten, einschließlich der Digitalisierung unserer Kommunikationssysteme und anderer Dienste, von der Steuerverwaltung bis zur Personalabteilung.".
COVID-19 und die Unternehmensstimme
Der Madrider Stadtrat war bei seinem Projekt zur Modernisierung der Arbeitsbereiche bereits ein Jahr vorangekommen, als COVID eintraf, doch erst zu diesem Zeitpunkt erkannte der Stadtrat wirklich die Vorteile der Initiative und die höheren Akzeptanzraten bei den Mitarbeitern.
"Wir hatten bereits viele unserer Dienste digitalisiert, konnten jedoch feststellen, dass die Nutzung noch gering war". "Die Pandemie war ein echter Katalysator, da sie unsere Mitarbeiter dazu zwang, ihre Arbeitsgewohnheiten zu ändern und sich an die Erfüllung ihrer Aufgaben von zu Hause aus anzupassen.".
Nach der Umsetzung dieser Transformation war der Stadtrat auf die durch die COVID-19-Welle verursachte Unterbrechung vorbereitet. Und in nur wenigen Wochen stellte er sicher, dass die erforderlichen Mitarbeiter Zugriff auf Teams und Microsoft 365, OneDrive for Business und andere hatten.
Gleichzeitig erkannten sie auch, wie wichtig es ist, das Kommunikationssystem auf virtuelle Leitungen zu übertragen, damit die Mitarbeiter von zu Hause aus telefonieren können. Dies führte zu einem bahnbrechenden Projekt zur Einführung von Microsoft 365 E5 Business Voice, einer cloudbasierten Lösung, die in M365 integriert ist. Diese von Microsoft und einem lokalen Telekommunikationspartner bereitgestellte Technologie ermöglicht es Benutzern, Anrufe über eine einzige App, Microsoft Teams, zu tätigen und zu empfangen.
"Mittlerweile nutzen fast alle unsere Mitarbeiter das Business Voice-Tool, und dies löst einen dringend benötigten kulturellen Wandel innerhalb der Organisation aus". "Sie waren es gewohnt, dass ihr Telefon im Büro verfügbar war, und jetzt haben sie alle Informationen in Teams".
"Dies zeigt, wie entscheidend unser Engagement für die Cloud war, da sie uns dabei half, unsere tägliche Verwaltungsarbeit mit neuen Tools und von überall aus zu erledigen“. 100 % abgelegen.
Schulen Sie die Mitarbeiter des Rathauses für den Remote-Betrieb
Während die Einführung von Microsoft 365 E5 Business Voice vorangetrieben wurde, startete der Stadtrat von Madrid parallel eine Reihe von Schulungskursen, um seinen Mitarbeitern zu helfen, alle neuen Tools selbstbewusst zu nutzen, auch wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten könnten.
"Interne Daten zeigen, dass vor dem Coronavirus nur 4 % der Arbeitnehmer in der Lage waren, effizient von zu Hause aus zu arbeiten“, erklärt Pablo Martín. „Aber die Krise bietet uns die Gelegenheit, alle unsere Mitarbeiter für die Remote-Arbeit und den effektiven Einsatz von Microsoft-Lösungen zu schulen.".
Der Stadtrat hatte bereits vor der Pandemie einige Schulungen zum Einsatz von Teams organisiert, aber der Prozess wurde mitten in der Krise beschleunigt, als weitere Lösungen – einschließlich Voice – eingeführt wurden. Alles Notwendige, um die gleiche Arbeit auszuführen, als ob sie persönlich im Büro erledigt würde.
"Jetzt haben wir ein Programm erstellt, das es verschiedenen Bereichen des Stadtrats ermöglicht, entsprechende Schulungen in allen Microsoft 365-Tools zu erhalten", weitermachen. „Wir möchten, dass die Menschen sich der Möglichkeiten bewusst werden, die sie bieten".
Es wird erwartet, dass die Fertigstellung des Programms bis zu zwei Jahre dauern wird, obwohl de Pablo Martín sicher ist, dass bis dahin mehr Microsoft-Technologien gelehrt werden müssen, da sich die Welt schnell verändert.
"Was auch immer wir in Zukunft einführen, seien es Datenanalysetools oder Lösungen, die uns helfen, besser mit dem Rest Europas zusammenzuarbeiten, wir sind entschlossen, einen kontinuierlichen Schulungsprozess aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass wir bei der Nutzung der Technologien an der Spitze stehen", Hinzufügen.
Nächste Schritte
Die Pandemie hat eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation des Madrider Stadtrats gespielt, aber wie Pablo Martín wiederholt, war dies nur der Ausgangspunkt.
"Wir haben gesehen, wie COVID-19 unsere technologische Einführung beschleunigte, aber auch die bestehende digitale Kluft verschärfte, zu deren Überwindung wir als Verwaltung beitragen mussten."Sagt er.
"Dadurch stellen wir sicher, dass jeder für die Arbeit aus der Ferne ausreichend gerüstet ist, und nutzen die Technologie stärker, um Dienste anzubieten, die unsere Beamten und Bürger problemlos nutzen können.".
Während seiner mehr als 30-jährigen Tätigkeit in verschiedenen Regierungs- und öffentlichen Organisationen hat Pablo Martín miterlebt, wie die Online-Revolution seine Arbeit in den letzten Jahren verändert hat. Und Sie wissen, dass dieser Trend anhalten wird.
"Ich sehe, dass sich die Zukunft unserer Verwaltung um vier Dinge dreht: Stärkung unserer digitalen Identität, Stärkung der Cybersicherheit und des Vertrauens, Bereitstellung von Internet- und Telefonzugang für alle und Förderung des Datenaustauschs zwischen Regierungsorganisationen auf interoperable Weise.". "„Dies würde den Bürgern die Möglichkeit bieten, digital von unseren Dienstleistungen wirklich zu profitieren und besser auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“
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