Cet article sur mon blog vous semble hors sujet ? Je vous assure que non, à la fois parce que je parle de contenu en ligne (Pensez-vous que l'e-mail n'est pas l'emblème de la communication numérique ?!) et parce que savoir rédiger un e-mail professionnel est essentiel, dans tout métier et. secteur.
Courriel : communication en ligne
Je prends de plus en plus conscience de l'importance de pouvoir choisir les bons mots, le bon ton, la bonne ambiance et les bonnes nuances linguistiques lors de la rédaction d'un e-mail. Je ne fais certainement pas référence à ces styles linguistiques pédants et hyper-formels qui donnent tant l'idée de « forme » mais peu de « fond ».
L'e-mail est un outil de communication vraiment efficace, rapide et simple entre les personnes mais, étant en ligne, supposant donc une barrière (qui peut être un smartphone, un PC ou une tablette), il ne permet pas à la fois à celui qui écrit et à celui qui reçoit, de transmettre des tons et des intentions, ce qui provoque souvent des malentendus inutiles.
Ne vous attendez pas à des conseils stratosphériques (je n'ai certainement pas découvert l'eau chaude !), mais, plus que tout, j'aimerais partager quelques points, simples mais jamais anodins, à toujours garder à l'esprit lors de la rédaction d'un email professionnel.
10 conseils pour rédiger un e-mail professionnel efficace
1. Commencez à rédiger votre email en saluant votre interlocuteur (le degré de formalité ou d'informalité dépend de la relation que vous entretenez avec lui et/ou son travail) et, si nécessaire, le remerciant par un e-mail.
Exemple 1: "Bonjour Daniela, merci pour votre aimable e-mail."
Exemple 2: "Bonjour Daniela, merci pour votre précédent email, clair et complet avec toutes les informations."
Exemple 3: "Chère Daniela, Merci pour votre e-mail."
2. Assurez-vous de choisir les « bons » mots - Un terme au lieu d'un autre peut modifier considérablement le sens d'une phrase ou d'une intention que vous souhaitez exprimer.
-> Si vous devez confirmer quelque chose, optez pour le verbe « confirmer » et non « communiquer ».
Exemple 1: "Je souhaitais confirmer mes disponibilités à..." et non écrire "Je souhaitais communiquer mes disponibilités à...". Tout cela peut paraître anodin, mais ce n'est pas du tout le cas, un verbe, un adjectif, un nom ont leur propre pouvoir communicatif, capable de le différencier de tous les autres.
-> Utilisez des synonymes.
Au lieu de toujours écrire « dire », choisissez entre « communiquer », « affirmer », « soutenir », etc.
3. Modérez votre utilisation du terme « urgent » .
Quand est-ce que quelque chose est vraiment urgent ? Ce mot est souvent abusé, insérant dans l'email presque comme s'il était devenu une routine, la notion d'urgence, mais attention, car cela peut provoquer un sentiment d'anxiété et de frustration inutile envers notre collaborateur/client. / Couple. Pour éviter que tout soit toujours urgent (ce ne serait pas non plus très crédible et peu professionnel, n'est-ce pas ?!), organisez vos communications à temps : si vous savez qu'une activité est particulièrement importante pour vous, communiquez-la par e-mail à votre interlocuteur quelques jours à l'avance et éventuellement lui envoyer un rappel quelques jours plus tard.
N'oubliez pas : l'urgence découle souvent d'un manque d'organisation personnelle rentable.
4. Faites attention à la ponctuation .
Précisément parce que l'e-mail n'est pas vocal, donc il ne transmet pas les accents et le ton de la langue, il est essentiel de s'aider de la ponctuation pour transmettre la bonne intention communicative. Utilisez les virgules et les points à bon escient et utilisez les points d’exclamation et d’interrogation avec parcimonie.
Si vous insérez beaucoup de points d'interrogation à la fin d'une question, par email, vous pouvez presque avoir l'impression de vous moquer de votre interlocuteur, même si en réalité votre intention était uniquement de comprendre s'il avait bien compris votre message. .
Exemple 1: «Je voulais continuer l'activité de cette façon. Tout clair?????????????????????" Cette question peut être interprétée comme suit : « Est-ce que tout est clair ou dois-je encore tout vous expliquer à nouveau ? Vous comprenez? «. Choisissez un ton beaucoup plus doux, comme :
Exemple 2: «Je voulais continuer l'activité de cette façon. Qu'est-ce que tu en penses? C'est bon pour toi? «.
5. Soyez clair et exhaustif en fournissant toutes les informations à votre interlocuteur .
Ce faisant, vous éviterez tous les deux des emails de clarification supplémentaires, qui vous feront perdre du temps.
6. Dites toujours merci à la fin de l'e-mail .
Parfois, je reçois des demandes pour effectuer des tâches sans le « merci » final et savez-vous ce que j’en pense ? Eh bien, un « merci » n’est jamais refusé à personne, surtout si je demande à quelqu’un de faire quelque chose !
Exemple 1: « Ensuite, je vous demanderais de créer le plan éditorial pour le mois prochain. Merci merci! / Merci beaucoup!" etcetera
7. Fermez l'e-mail en créant de l'empathie .
Un « À bientôt ! » très simple, « Bonne journée ! », « Bon travail ! » Ils peuvent représenter des ponts linguistiques entre l’indifférence et une attitude empathique.
8. Pensez à mettre en CC toutes les personnes qui étaient déjà présentes lors des conversations précédentes .
Si un certain nombre de personnes ont été copiées, il y a une raison : elles aussi doivent être au courant des avancées en matière de communication.
9. N'oubliez jamais le sujet de l'e-mail .
C'est la première forme de présentation : le sujet de l'email doit être bref, immédiatement compréhensible et renvoyer immédiatement au cœur du sujet. C’est une sorte d’aperçu de ce que l’interlocuteur va lire dans le corps du mail.
10. Envoyez des e-mails avec parcimonie .
Évitez absolument de bombarder votre interlocuteur de mails.
-> Essayez de fournir toutes les informations dans un seul e-mail
-> N'envoyez pas d'e-mail de rappel pour vous demander si vous avez reçu votre e-mail ou quand vous répondrez quelques heures ou 1 jour après l'envoi de votre e-mail. Donnez à votre interlocuteur suffisamment de temps pour répondre : nous sommes tous très occupés et chaque email mérite un temps de réponse adéquat.
