Comune di Madrid: un impegno nella tecnologia per offrire servizi migliori ai suoi cittadini

Il Comune di Madrid si trova attualmente in un processo di trasformazione digitale, focalizzato principalmente sulla modernizzazione del suo ambiente di lavoro e dei suoi servizi. Tutto questo è stato possibile grazie all'utilizzo del cloud per il lavoro a distanza, le comunicazioni interne e i servizi telefonici, che permettono ai propri dipendenti di restare connessi anche mentre lavorano fuori dalla loro postazione abituale. 

"La pandemia ha causato un cambio di mentalità riguardo alla tecnologia, mettendo al primo posto il valore della trasformazione digitale. E questo è il processo che stiamo adottando dal Comune di Madrid attraverso tutti i cittadini, funzionari e aziende che hanno realmente compreso l'importanza di lavorare in questo modo.”. Fernando de Pablo Martín, direttore generale dell'Ufficio Digitale del Comune di Madrid, parla del cambiamento culturale che la capitale e tutti i suoi abitanti hanno vissuto nell'ultimo anno.

Come il resto della Spagna, Madrid è stata duramente colpita dalla pandemia, che ha costretto la maggior parte dei suoi 3,3 milioni di residenti a lavorare da remoto. Ma a differenza di altre città, l’amministrazione era ben preparata a ciò che sarebbe successo.

Molto prima che il coronavirus iniziasse a diffondersi in Europa, la capitale aveva avviato un processo di trasformazione digitale fondamentale per mantenere operativi i servizi durante i co-lockdown.

Il processo durante il quale il Comune è migrato sul cloud di Microsoft Azure e ha implementato un gran numero di soluzioni, si è concluso l'anno scorso, nel momento in cui Madrid lo richiedeva di più. Ciò ha consentito ai 27.000 funzionari che lavorano per il comune di svolgere lavori essenziali da remoto, favorendo ulteriormente la trasformazione digitale della città. 

"Siamo riusciti a cambiare la nostra cultura del lavoro in sole due settimane”, spiega. “Prima ci sarebbero voluti uno o due anni per realizzare questa operazione, ma grazie all’entusiasmo dimostrato dai nostri funzionari e all’aiuto dei nostri partner tecnologici, siamo stati in grado di accelerare e implementare rapidamente queste soluzioni". 

"Da un punto di vista tecnologico mi piace pensare alla Spagna come ad una piccola Europa e a Madrid come ad un piccolo Paese”dice Fernando de Pablo Martín. “Il Consiglio Comunale e i suoi 27.000 dipendenti sono responsabili di diversi settori quali la sicurezza, i servizi ai cittadini, i servizi sociali, lo sviluppo economico, la mobilità, l'occupazione, l'urbanistica, il turismo, la cultura e lo sport.“...

Negli ultimi tre anni l'amministrazione ha lavorato per digitalizzare i propri servizi e modernizzare i posti di lavoro come parte del piano del sindaco per la ripresa economica urbana. 

Questi sforzi sono culminati nella migrazione al cloud e nell'introduzione di strumenti come Microsoft 365, Teams e la soluzione vocale di Microsoft per rendere il lavoro più efficiente.

"Negli ultimi anni si è assistito a una spinta strategica volta a ottimizzare e unificare l'approccio IT in tutta l'amministrazione.","Ci siamo resi conto che questo era il futuro del lavoro, ma non avevamo le risorse per renderlo tangibile".

"Per questo ci siamo rivolti a Microsoft, che ci ha aiutato a modernizzare il nostro ambiente di lavoro lavorando contemporaneamente su altri grandi progetti, tra cui la digitalizzazione dei nostri sistemi di comunicazione e altri servizi, dalle tasse alle risorse umane.".

COVID-19 e la voce del business

Il Comune di Madrid era già avanti di un anno nel suo progetto di modernizzazione degli spazi lavorativi quando è arrivato il COVID, anche se solo allora il Comune si è reso conto dei benefici dell’iniziativa, oltre ai tassi di adozione più elevati tra i dipendenti.

"Avevamo già digitalizzato molti dei nostri servizi, ma abbiamo potuto constatare che l’utilizzo era ancora basso". 'La pandemia è stata un vero catalizzatore poiché ha costretto i nostri dipendenti a modificare le proprie abitudini lavorative e ad adattarsi allo svolgimento delle proprie mansioni da casa.".

Dopo l’attuazione di questa trasformazione, il Consiglio Comunale era preparato ad affrontare l’interruzione causata dall’ondata di COVID-19. E, in poche settimane, si è assicurato che i dipendenti necessari avessero accesso a Teams e Microsoft 365, OneDrive for Business e altri.

Allo stesso tempo, si è resa conto anche dell'importanza di trasferire il sistema di comunicazione su linee virtuali, per consentire ai dipendenti di telefonare da casa. Ciò ha portato a un progetto fondamentale per l'adozione di Microsoft 365 E5 Business Voice, una soluzione basata su cloud che si integra in M365. Fornita da Microsoft e da un partner di telecomunicazioni locale, questa tecnologia consente agli utenti di effettuare e ricevere chiamate da un'unica app, Microsoft Teams. 

"Quasi tutti i nostri dipendenti ora utilizzano lo strumento Business Voice e questo sta innescando un cambiamento culturale tanto necessario all'interno dell'organizzazione". 'Erano abituati ad avere il telefono a disposizione in ufficio e ora hanno tutte le informazioni in Teams".

"Ciò dimostra quanto sia stato decisivo il nostro impegno verso il cloud, poiché ci ha aiutato a svolgere il nostro lavoro amministrativo quotidiano con nuovi strumenti e da qualsiasi luogo”. 100% remoto.

Formare il personale del municipio affinché operi da remoto

Mentre procedevano con l'implementazione di Microsoft 365 E5 Business Voice, il Comune di Madrid ha lanciato parallelamente una serie di corsi di formazione per aiutare i propri dipendenti a utilizzare tutti i nuovi strumenti con sicurezza di fronte a qualsiasi evento imprevisto che potrebbe verificarsi.

"I dati interni mostrano che prima del coronavirus, solo il 4% dei lavoratori aveva la capacità di lavorare da casa in modo efficiente”spiega Pablo Martín. “Ma la crisi ci ha offerto l’opportunità di formare tutto il nostro personale per lavorare in remoto e per utilizzare le soluzioni Microsoft in modo efficace.".

Il Consiglio Comunale aveva già organizzato alcune sessioni di formazione sull’uso di Teams prima della pandemia, ma il processo è stato accelerato, nel pieno della crisi, quando sono state introdotte più soluzioni – tra cui Voice. Tutto il necessario per svolgere lo stesso lavoro come se fosse svolto di persona in ufficio. 

"Ora abbiamo creato un programma che consente a diverse aree del Comune di ricevere una formazione adeguata su tutti gli strumenti Microsoft 365", continuare. “Vogliamo che le persone siano consapevoli delle possibilità che offrono".

Si prevede che il completamento del programma richiederà fino a due anni, anche se de Pablo Martín è sicuro che, per allora, ci saranno più tecnologie Microsoft che dovranno essere insegnate mentre questo mondo si muove rapidamente.

"Qualunque cosa introdurremo in futuro, che si tratti di strumenti di analisi dei dati o di soluzioni che ci aiutino a collaborare meglio con il resto d'Europa, siamo determinati a mantenere un processo di formazione continuo per garantire di essere all'avanguardia nell'utilizzo delle tecnologie", Inserisci.

I prossimi passi

La pandemia ha avuto un ruolo cruciale nella trasformazione digitale del Comune di Madrid ma, come ribadisce Pablo Martín, questo è stato solo il punto di partenza.

"Abbiamo visto come il COVID-19 abbia accelerato la nostra adozione tecnologica, ma abbia anche esacerbato il divario digitale che esisteva e che, come amministrazione, dovevamo contribuire a risolvere."Dice.

"Di conseguenza, stiamo garantendo che tutti siano adeguatamente attrezzati per lavorare da remoto, oltre a utilizzare maggiormente la tecnologia per offrire servizi che i nostri funzionari pubblici e i cittadini possano utilizzare senza problemi.". 

Durante i suoi oltre 30 anni di esperienza di lavoro in diverse organizzazioni governative e del settore pubblico, Pablo Martín è stato testimone di come la rivoluzione online abbia cambiato il suo lavoro negli ultimi anni. E sai che questa tendenza è qui per restare.

"Vedo che il futuro della nostra amministrazione ruota attorno a quattro cose: rafforzare la nostra identità digitale, rafforzare la sicurezza informatica e la fiducia, fornire accesso a Internet e al telefono a tutti e promuovere la condivisione dei dati tra le organizzazioni governative in modo interoperabile.". '“Ciò offrirebbe ai cittadini l’opportunità di beneficiare veramente dei nostri servizi digitali ed essere meglio preparati per ciò che ci aspetta”.